Pesan bahwa kita sebaiknya tidak meremehkan perkara kecil atau mungkin sepele dapat diperoleh dari sebuah syair kuno Jepang yang berbunyi “karena paku terlepas, tapal kuda lepas – karena tapal kuda lepas, kuda tidak bisa lari kencang – karena kuda tidak bisa lari kencang, sang pembawa pesan terlambat – karena terlambat, pasukan kalah perang”. Awalnya, hanya masalah yang mungkin dianggap sepele yaitu paku yang terlepas dari tapal kuda. Namun ujung dari masalah yang dianggap kecil itu adalah kekalahan dalam perang. Sesuatu yang mungkin tidak disangka dan sangat menyakitkan.
Denikian juga dalam hal upaya dalam bentuk aktivitas yang diarahkan untuk mencapai tujuan, mencapai kesuksesan atau dalam dunia usaha adalah memenangkan persaingan, pengetahuan manajemen memberi kita wawasan bahwa ada tiga macam kelompok aktivitas yaitu:
(1) Aktivitas bernilai tambah (value added Activity).
Value added activity adalah aktivitas yang memberikan manfaat atau tambahan manfaat. Manfaat bagi setidaknya salah satu ketiganya dari diri pribadi kita, oraganisasi, atau orang lain/ pelanggan. Ya minimal nilai tambah untuk salah satu dari tiga yang disebutkan, itu sudah lumayan. Misalnya kegiatan menulis, kegiatan membaca, kegiatan membuat produk, dll.
(2) Aktivitas tidak bernilai tambah (non value added activity)
Non value added activity adalah kegiatan yang tidak memberikan manfaat atau tambahan manfaat bagi siapapun. Sederhananya, kegiatan tersebut dikatakan sebagai pemborosan. Karena setiap aktivitas, apapun aktivit6as itu selalu memerlukan waktu, tenaga, pikiran dan biaya, maka pemborosan bisa berarti pemborosan waktu, pemborosan tenaga, pemborosan pikiran dan pemborosan biaya diujungnya.
(3) Aktivitas tidak bernilai tambah namun dibutuhkan (value enabler).
Aktivitas jenis ini adalah aktivitas yang tidak memberikan manfaat atau nilai tambah bagi siapapun namun diperlukan. Diambil contoh tidur, ke kamar kecil, jeda istirahat, ngobrol dll. Tidur, pegi ke kamar kecil, jeda istirahat, ngobrol adalah aktivitas yang tidak memberi nilai tambah tetapi diperlukan.
Dari ketiga jenis aktivitas tersebut di atas, kita memfokuskan diri pada aktivitas kelompok kedua, yaitu aktivitas yang tidak memberi nilai tambah atau yang sering disebut pemborosan. Aktivitas pemborosan ini sering kali berbentuk aktivitas yang terlihat sepele, aktivitas yang sudah biasa dilakukan sehingga dikatakan aktivitas yang sudah umum. Oleh karenanya, sering kali luput dari perhatian dan cenderung kita remehkan. Padahal secara akumulatif, dapat menyebabkan kegagalan.Gagal mencapai tujuan. Kalah dalam persaingan usaha.
Ada setidaknya 9 macam aktivitas yang berpotensi menjadi sumber pemborosan yaitu:
- Transportasi. Yang dimaksud transportasi di sini adalah perjalanan untuk berbagai kepentingan misalnya untuk mengantar, mengirim, mengambil atau kunjungan dari suatu tempat ke tempat lain.. Aktivitas seperti ini bisa menjadi aktivitas pemborosan. Pemborosan dalam arti frekuensi. Misalnya, yang mestinya bisa dilakukan dua atau tiga kali dalam satu kali perjalanan tetapi dilakukan dalam empat atau lima kali perjalanan.
- Menyelenggarakan Inventory. Penyelenggaraan persediaan, pada kondisi tertentu memang diperlukan untuk antisipasi. Namun, bila jumpah persediaan terlalu banyak maka akan menimbulkan meningkatnya jumlah dana yang tertanam dalam persediaan, meningkatnya resiko kerusakan dan menimbulkan biaya simpan yang berlebih. Untuk itu perlu dipikirkan jumlah persediaan yang moptimal. Artinya, jumlah persediaan yang memadai untuk antisipasi di satu sisi dan jumlah yang tidak menimbulkan tambahan biaya persediaan di sisi lain.
Motion/Gerakan. Yang dimaksud di sini adalah gerakan dalam beraktivitas yang dikategorikan gerakan pemborosan. misalnya gerakan mondar-mandir hanya untuk mengambil barang. Gerakan pengulangan yang tidak perlu dalam melakukan sesuatu. Misalnya, mencari sesuatu dari tumpukan barang yang tak kunjung ketemu di tumpukan barang yang berantakan. Ingat selalu bahwa gerakan tidak selalu berarti bekerja.
- Waiting/menunggu. Menunggu atau mengantri adalah salah satu aktivitas yang tidak bernilai tambah. Misalnya menunggu antrian di teller atau ATM, menunggu photocopy, menunggu kedatangan bus dll.
- Overproduksi. Memproduksi atau membuat sesuatu dalam jumlah berlebih juga merupakan aktivitas yang tidak bernilai tambah. Misalnya saja kita akan memphotocopy bahan rapat sebanyak 30 unit untuk peserta rapat yang hanya 25 orang dengan maksud 5 unit untuk cadangan. Memesan snack rapat sebanyak 20 dus, padahal peserta rapat hanya 12 orang. Mungkin ini sepele, namun dalam akumulasi bisa menjadi sumber pemborosan. Contoh lain misalnya melakukan pengecatan tembok dengan penggunaan cat yang terlalu tebal.
- Overprosesing. Birokrasi berbelit merupakan contoh proses berlebihan. Misalnya untuk pengadaaan barang diperlukan banyak tanda tangan, padahal bila ada pendelegasian, maka bisa saja yang bertanda tangan hanya pejabat terkait saja.
- Defect/ cacat. Memproduksi barat cacat. Sudah keluar tenaga, waktu dan biaya bahan, namun barang yang dihasilkan cacat sehingga perlu dilakukan pengerjaan ulang. Ini adalah pemborosan.
- Scrap/sisa bahan. Sisa bahan juga bisa menjadi sumber pemborosan. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya, kita makan dan tidak habis karena kita mengambil terlalu banyak. berarti sisanya terbuang. Contoh lain membuat baju, namun karena cara memotong yang tidak tepat, kain yang seharusnya bisa dipakai untuk membuat satu baju besar dan satu baju kecil, kemudian hanya cukup untuk membuat satu baju besar dengan sisa bahan yang tidak bisa dipakai untuk membuat satu baju kecil.
- Underutilized people. Contoh paling populer misalnya ketika karyawan dibiayai untuk pendidikan S2 di luar negeri, ketika balik dia tidak mendapatkan posisi yang sesuai dengan latar belakang S2 itu. Padahal pekerjaan di posisi itu, bisa dilakukan oleh orang dengan pendidikan S1 saja.
Demikian contoh-contoh aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah yang berpotensi menjadi sumber pemborosan. Dalam dunia usaha, pemborosan waktu, tenaga, pikiran dan biaya akan berujung pada rendahnya daya saing meskipun barang atau jasa yang dihasilkan berkualitas. Bagaimanapun, bila kita bisa menghilangkan sumber pemborosan dengan menghilangkan aktivitas yang tidak menambah nilai maka kita dapat memberikan sesuatu yang berkualitas dengan harga yang lebih rendah atau bila kita memberikan dengan harga yang sama maka keuntungan kita menjadi lebih besar.
