Sebagai suatu proses, pengambilan keputusan terdiri dari beberapa tahapan. Individu atau kelompok atau organisasi dalam pengambilan suatu keputusan, disadari atau tidak disadari, mengalami satu atau lebih tahapan tersebut sebelum mencapai keputusan tertentu. Masalahnya tahapan tersebut dilalui dengan baik atau ada tahapan yang terlewati, itu soal lain.
Banyak pendapat yang dapat diacu terkait tahapan-tahapan dalam proses pengambilan keputusan dalam konteks organisasi. Seperti misalnya pendapat G.R Terry, Peter F Drucker dll. Dari semua pendapat para ahli tentang proses pengambilan keputusan, dapat disimpulkan bahwa tahapan setiap proses pengambilan keputusan senantiasa terdiri dari:
Tahap pertama adalah Identifikasi masalah inti/ utama. Untuk apat mengidentifikasi masalah inti atau utama, perlu dipahami lebih dulu apa yang dimaksud dengan masalah. Beberapa ahli mendefinisikan masalah sebagai pertanyaan yang harus dijawab. Ada pula yang mendefinisikan masalah sebagai sebuah kesenjangan antara harapan dan kenyataan yang harus diatasi. Juga ada yang mengartikan masalah sebagai penyimpangan dari kondisi normal.
Apapun definisi masalah yang digunakan, bagaimanapun Identifikasi masalah tetaplah merupakan tahapan yang kritis. Sekali terjadi kesalahan dalam penentuan masalah, maka keputusan yang dihasilkan tidak akan pernah dapat memperbaiki keadaan. Ibarat dokter memberikan obat berdasarkan diagnosis penyakit yang salah. Akibatnya, pasien tidak akan sembuh dengan obat tersebut.
Identifikasi masalah yang diurakan di atas adalah agar identifikasi dilakukan tidak hanya menyangkut identifikasi masalah baik hasil, sebab maupun faktor-faktornya, tetapi juga meliputi identifikasi kondisi masalah untuk mengetahui kondisi sekarang dan kondisi yang diharap., identifikasi indikasi-indikasi yang berkaitan dengan masalah, dan dapat membedakan antara masalah yang sebenarnya dengan indikasi-indikasinya.
Jadi, dapatlah dikatakan bahwa pada tahap identifikasi, terdapat tiga langkah yang harus dilakukan yaitu 1) langkah orientasi masalah atau langkah menyadari adanya masalah. 2) langkah preferensi, yakni langkah mengumpulkan data dan informasi, dan 3) langkah definisi, yaitu mengklasifikasi, identifikasi dan merumuskan masalah.
Tahap kedua adalah tahap pengumpulan data dan analisis. Pengumulan data dan analisis pada tahap dua ini berbeda dengan pengumpulan data pada tahap identifikasi masalah. Perbedaannya ada pada tujuan. Tujuan pengumpulan data pada tahap dua ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran tentang kemungkinan alternatif solusi yang bisa dilakukan, berikut analisis alternatif terkait konsekuensi-yang timbul dari setiap alternatif.
Tahap ketiga yaitu tahap penentuan alternatif keputusan berikut konsekuensi-konsekuensi positif/ negatif setiap alternatif. Sama halnya dengan tahap identifikasi masalah, tahap penentuan alternatif keputusan juga memerlukan data dan informasi. Semakin lengkap data relevan yang tersedia, semakin baik alternatif-alternatif keputusan yang dapat dipilih. Brdasarkan data yang diperoleh, dicoba dicari berbagai alternatif keputusan.
Dalam tahap penentuan alternatif, terdapat setidaknya ada dua langkah yang harus dilakukan untuk mendapatkan alternatif-alternatif keputusan yang efektif. Pertama, langkah pemetaan alternatif yang dilakukan untuk mendapatkan berbagai kemungkinan alternatif keputusan Kedua langkah penilaian alternatif dimana setiap alternatif dinilai plus minusnya.
Keempat adalah tahap pemilihan alternatif "terbaik".
Dalam menentukan satu alternatif terbaik, ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan antara lain: (i) tingkat resiko (ii) tenaga dan pikiran yang dibutuhkan (iii) jumlah dan kualitas sumberdaya manusia yang dibutuhkan, (iv) waktu. Bila dua alternatif memiliki kualitas yang sama, maka dipilih alternatif yang memiliki jangkauan waktu yang lebih luas. (v)apek ekonomi. Artinya memilih alternatif yang memiliki dampak ekonomi yang paling menguntungkan. (vi) Dapat dilaksanakan. Pemecahan masalah harus bersifat praktis, tidak terlalu spekulatif namun juga tidak takut berinovasi.
Selanjutnya tahap kelima yaitu pelaksanaan keputusan. Pertama-tama perlu dibedakan lebih dulu antara istilah-istilahmembuat keputusan, mengambil keputusan, dan mengeluarkan keputusan. Membuat keputusan merupakan proses dari awal sampai akhir untuk mencapai sebuah hasil yang baik yaitu pemecahan masalah.
Mengambil keputusan merupakan salah satu tahap dalam proses pengambilan keputusan yakni memilih alternatif terbaik. Mengeluarkan keputusan merupakan langkah yang komplit diantara langkah-langkah manajemen yang terdiri dari perencanaan, hingga pengawasan dan penilaian. Kelayakan sebuah keputusan terletak pada pelaksanaannya.
Oleh karena itu, keputuan yang dikeluarkan harus terdiri dari beberapa unsur yaitu surat keputusan, orang yang menerima/ melaksanakan keputusan, perencanaan, distribusi tanggung jawab dan wewenang, skedul waktu dan anggaran belanja.
Tahap keenam atau tahap terakhir adalah pemantauan dan evaluasi pelaksanaan keputusan. Proses supervisi dan evaluasi diperlukan untuk memastikan bahwa fase pelaksanaan keputusan tetap terjaga dan penuh vitalitas. Sekaligus sebagai upaya untuk mengantisipasi adanya perubahan situasi atau hal-hal yang terjadi dan diluar perkiraan.
Bagaimana tahapan tersebut dilalui, dalam banyak hal, akan sangat menentukan kualitas keputusan yang diambil. Soal kecepatan proses tahapan itu dilalui adalah soal lain. Makin sering orang terlibat dalam pengambilan keputusan, makin rutin masalah yang dihadapi untuk diputuskan, makin cepat tahapan itu dilalui dengan hasil keputusan yang tetap berkualitas.
